看護師の業務改善の壁とは？現場が抱える課題と具体的な取り組みを解説
dev_medicalgeek_admin メディカルギーク株式会社
看護師のための業務改善ガイド｜実際の進め方と成功のポイント
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医療現場は空前の超高齢化社会と人手不足という二重以上の課題に直面しており、看護師の業務負担は増大していく一方です。
そこで登場する「看護師の業務改善」。患者ケアの質向上やスタッフの働きやすさにつながる重要な取り組みですが、業務負荷軽減のために働き方改革をしたいのに働き手がいない「鶏が先か、卵が先か」 問題もまた存在しています。
この記事では、看護師が現場で実際に業務改善を進めるための具体的なステップ・効果的な手法・最新テクノロジーの活用事例、そして成功のポイントを解説します。
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- 業務改善委員になってしまったが、何をしたらいいのかわからない方
- 業務改善という名の業務増加にうんざりの方
- 貴重な人手と労力を使うのだから、効果的な業務改善をしたい方
Contents
業務改善の進め方
(1) 課題の洗い出し
業務改善の最初の、そして最も重要なステップは、「現場の状況を正確に把握すること」です。業務フローを可視化するために、日々の業務を記録し、課題の多い部分を特定します。
まずは業務フローを書き出したうえで、タイムスタディやヒアリングなどを活用し、課題をリスト化します。
例えば以下のように具体的に、可能であれば数字を用いて課題を「見える化」してみましょう。
- 入院患者の受け入れでの看護記録が時間外に集中する
- 看護師○人の残業が月○時間を超える
※タイムスタディ：業務の各工程にかかる時間を細かく記録・分析し、効率化が必要な領域を特定する手法。業務量調査はタイムスタディで行うのが効果的。
※ヒアリング：直接聞き取りやアンケート調査を通じた意見聴取の手法。
とはいえ、これらの時間を細かく記録するのは時間も労力もかかる大変なもの。業務改善前の現状把握の時点で足踏みしてしまう病院も⋯⋯。
その点、メディカルギークのscreeではタイムスタディが標準装備されています。大変な準備や統計処理はメディカルギークに丸投げOK！導入前後に業務量調査を行い、レポートにしてご報告します。
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(2) 改善目標の設定
次に、解決すべき課題を優先順位づけし、改善の目標を設定します。目標は以下のように、具体的かつ測定可能なものにしましょう。
悪い例：「入院業務を効率化する」
良い例：「入院業務は時間内に実施し、1件○分以内に短縮する」
(3) 改善案の立案と評価
チームで改善案のアイデアを出し合いましょう。 それぞれのアイデアに対してコスト・効果・実行可能性を評価し、何を実行するか決めていきます。
改善策を考える際にヒントになるフレームワークが「改善の4原則（ECRS）」です。ECRSは業務改善を行うときの考え方の一つで、4つの視点の頭文字でECRSと表されます。
改善の4原則（ECRS）
Eliminate（排除）：その業務はなくせないか？
Combine（結合と分離）：同時にできないか？別々にできないか？
Rearrange（入れ替えと代替）：順序やタイミングを変えられないか？
Simplify（簡素化）：もっと単純に、簡単にできないか？
考え方の基本として、最も効果が大きい「排除」からまず検討し、次に「結合と分離」または「入れ替えと代替」、そして最後に「簡素化」の順で進めることが推奨されています。
具体的にはアイデアとして、以下のような例があります。
- 入院時の帳票の枚数を減らす
- メッセンジャー業務をなくし、電子カルテの通知機能を利用する
- 勤務帯によって白衣・スクラブやマスクの色を変更する
- ナースコールの対応時間短縮のために「モバイル端末での呼び出し通知」を導入する
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(4) 実施とモニタリング
改善案を実行し、その効果を定点でモニタリングします。視点は患者への効果や看護師の働き方の2つを持つとわかりやすいです。定期的に振り返り、次のステップに繋げることが大切です。振り返りの頻度は行う実行策によりますが、病棟会やチーム会のある月1-2回が実施しやすいでしょう。
効果は具体的に、可能な限り定量的に表現することで、取り組みの客観的な評価が可能になります。以下が具体例です。
- 入院業務が平均で○分縮小し、日中のケアが午前中に終わるようになった
- 時間外に指示受けやナースコール対応することが減り、残業が○分短縮した
(5) 成果の共有と次のステップへ
成功した業務改善の事例は、院内で積極的に共有することで、他の部署や施設でも改善の環を広げることができます。
日本看護協会は、看護業務効率化の好事例の収集・周知を目的とした「看護業務効率化先進事例収集・周知事業」を実施しており、「先進事例アワード」などを通じて情報共有を全国的に推進しています。
業務改善の具体例
事例1：診療・検査説明の効率化
患者説明を動画にすることで、患者の理解度・質疑に時間を確保できるようになった。
課題：説明書類が多く、患者の理解度も異なる状況が同時多発的に発生
結果：説明を動画にすることで業務量が9.7％から8.4％に削減
※厚生労働省：これからはじめる看護DX事例紹介
看護師が説明したい微妙なニュアンスを汲み取ってくれる動画ならメディカルギークの「スクオリ」。病院ごとに説明したいコアの部分を現役看護師がヒアリングし制作するから、「これこれ！」という思い通りの動画が手に入ります。
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事例2：入院記録業務の効率化
入退院業務支援ツールを導入し、問診をすべてアプリ化。記録が効率化されたうえ分担ができるようになり、業務量も40分削減。
課題：入院の受入業務に相当な時間がかかっていた
結果：業務量が1/3にまで減少、タスクシフトも可能になった
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成功するためのポイントと注意点
業務改善を成功させ、効果を継続させるためには、組織全体での戦略的なアプローチと、看護師ひとりひとりが関わる姿勢が大切になります。
チーム全体の意識改革
改善活動は一部の人だけでなく、全員が参加することで成功しやすくなります。 個別に意見を聞く場を作ったり、誰でもフィードバックできる仕組みを取り入れたりなど、気軽に相談できるオープンな雰囲気をつくることが大切です。
小さな成功体験をつくる
新しいツールの導入に抵抗を感じるスタッフも少なくありません。小さな成功体験を感じられる機会をつくり、いきなりではなく徐々に慣れてもらうことが重要です。
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定期的な見直し
一度改善した業務も、現場の変化に合わせて再評価することが必要です。
ベンダーに相談する
ツールの導入を検討している場合は、プロであるベンダーに相談するのも一つの方法です。使い方はもちろん、第三者の目を入れることで役割分担が可能になり、看護師同士のコミュニケーションが取りやすくなります。
メディカルギークでは、看護師の経験を持つ担当者が病院様ごとに入院業務の業務改善をお手伝いしています。入退院支援ツールscree（スクリー）は、入院時の情報収集から記録までを今よりも簡単にすることができます。
病院様ごとに課題を丁寧にヒアリングし、帳票の整理からscreeのカスタマイズまでワンストップでサポート。まずはお気軽にお問い合わせください。
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業務改善は一歩ずつ着実に
業務改善は、看護師自身と患者の双方にメリットをもたらす重要な取り組みです。「どこから始めれば良いかわからない」と思う場合は、まずは現状を整理し、問題と感じる点を洗い出していくことが大切です。
チームでの協力と継続的な改善を通じて、より働きやすい職場環境を実現しましょう。
メディカルギークでは、看護師経験のあるプロが業務改善のお手伝いをしています。入院業務をシンプルにすることで、入院業務にかかる時間を最大1/3まで改善できます。
参考資料
