看護師の電子カルテ代行入力は可能？業務効率化と負担軽減のための全ガイド

「電子カルテの入力が終わらない…」 

「タイピングが苦手で時間がかかる…」 

「必要な情報収集に手間取る…」 

多くの看護師が、日々の業務で電子カルテに関する悩みを抱えています。気がつけば記録はどんどん後回しで、業務に追われてしまうのは大きなストレスですよね。 

この記事では、そんな悩みを解決する一つの選択肢として「電子カルテの代行入力」に焦点を当てます。 

・そもそも看護師の電子カルテ代行入力は法的に許されるのか？ 
・もし可能なら、誰がどのように代行するのか？ 
・代行以外に、電子カルテ業務の負担を減らす方法はないのか？ 

これらの疑問に、国のガイドラインや実際の運用事例を交えながら、分かりやすく徹底解説します。目覚ましく進化するITは、医療業界にも着実に浸透しています。 

看護師 × 電子カルテ｜「入力が苦手」「情報収集が大変」と感じる理由 

電子カルテの導入率は一般病院で65%以上、特に大規模病院では9割以上と、医療現場に不可欠なツールとなっています。情報共有の迅速化や医療ミスの防止に大きく貢献する一方、看護師の業務負担が増えているのも事実です[1]。 

なぜ、これほどまでに電子カルテが絡んだ記録業務は大変なのでしょうか。 

入力作業の負担 

紙カルテに慣れ親しんだ層のみならず、スマホネイティブ世代にとってもキーボードの入力は大きな壁です。「タイピングが苦手で時間がかかる」「操作を覚えるのが大変」といった声は少なくなく、電子カルテの導入による離職もあるほどです。 

構造の複雑さ 

電子カルテには膨大な情報が蓄積されています。しかし、その中から必要な情報をすぐ取り出すには、システムの検索機能や構成を理解している必要があり、何年にもわたって使っていても「使いこなす」までには時間がかかってしまいます。 

時間の制約 

タイムリーにと言われながら患者のケアやラウンドなど多忙な業務の合間を縫って記録を行うため、看護師は常に時間に追われています。焦りや疲れから入力の漏れ・忘れ・ミスが起こり、その修正のためにさらに時間もやる気をも取られるという悪循環に陥ることもあります。 

このような負担は、残業の増加や本来注力すべき患者ケアの時間の減少に繋がり、医療の質そのものに影響を及ぼしかねない深刻な問題です。

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看護師の電子カルテ「代行入力」は可能！ただし条件付き 

結論として、看護師の電子カルテを他者が代行入力すること自体は法的に不可能ではありません。 

厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」では、代行入力は禁止されていません。  

しかし、無条件に誰でも入力できるわけではなく、例えば「作成の責任の所在を明確にする」、「代行入力者の個人IDを発行し、ログを残す」などといった医療の安全性を確保するためのルールを遵守るする必要があります[2]。 

医師の代行入力から見る法的根拠 

医師の場合、医師事務作業補助者（医療クラーク）が医師の指示のもとで電子カルテを代行入力する仕組みが確立されています。これは2008年の診療報酬改定により医師事務作業補助体制加算が創設され、代行入力が法的に認められました。 

医師事務作業補助者として勤務するには厚生労働省が定める32時間以上の研修を受ける必要があります。 

これにより、医師のカルテ入力の負担がされ、診察や治療といった専門業務に集中できています。 

表1：医師事務作業補助者の業務範囲と代行入力の留意点 [3]

看護記録の代行入力で最も重要な「責任の所在」 

看護師の代行入力を考える上で、最も重要なポイントは「記録内容の最終的な責任は、看護師自身が負う」という点です。 

日本看護協会も「記録の主体は看護職にある」と明確に示しています。 

たとえ看護補助者や事務職員が入力作業を代行したとしても、その内容は看護師独自の専門的な視点や判断に基づくものでなければなりません[4]。 

そのため、代行入力を導入するには、以下の条件をクリアすることが絶対です。 

• 入力内容の確認と承認：代行入力された記録を、必ず看護師が確認し、内容が正しいことを承認（電子署名など）する。 
• 誰が入力したかの記録：代行者が自身のIDでログインし、誰がいつ入力したかのログを残す。 
• 明確な運用ルールの策定：院内で代行入力に関するルールを定め、全スタッフが共有する。 
• 代行者への適切な教育：医療用語や守秘義務など、必要な知識について代行者に十分な教育を行う。 

これらのルールを守ることで、医療安全を担保しながら、代行入力による業務効率化を実現できます。  

表2：看護記録代行入力における法的・運用上の留意点 

 看護師の電子カルテ入力を代行できる職種と運用方法 

では、具体的にどのような職種が代行入力の担い手となるのでしょうか。 

看護事務（医療秘書）・病棟クラーク 

医師事務作業補助者と同様に、看護師の指示のもとで記録業務を専門に行うスタッフを配置する方法です。 

看護補助者 

すでに入院患者のケアに関わっている看護補助者が、その業務範囲内の一部の記録を直接入力する方法です。実際に、総合新川橋病院では、看護補助者が食事摂取量を直接電子カルテに入力する運用に変更したという事例もあります[5]。 

いずれの場合も、前述した「責任の所在の明確化」と「適切な教育」が導入成功の鍵となります。 

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代行だけじゃない！電子カルテ業務を効率化する5つの戦略 

代行入力は強力な一手ですが、それ以外にも電子カルテ業務の負担を軽減する方法はたくさんあります。ここでは、代行以外で実践できる5つの戦略をご紹介します。 

1. テンプレート機能で入力作業を標準化【使い方】 

多くの電子カルテシステムには、定型文やよく使う項目を登録できる「テンプレート機能」があります。これを活用すれば、ワンクリックで入力を完了でき、時間短縮と記録の標準化に繋がります。まずは、自身の業務で繰り返し入力する内容をテンプレート登録することから始めてみましょう。 

2. スマホ・タブレット活用で「入院対応」を高速化 

マルチデバイスに対応した種類のシステムであれば、スマートフォンやタブレットで場所を選ばず記録や確認が可能です。メディカルギークのscreeは入院時の帳票を看護師経験を持つプロが整理したうえで病院ごとにアプリ化。誰でも使いやすいシンプルなアプリで、タブレットで簡単に入力できます。 

入力された情報は電子カルテへあっという間に連携でき、業務効率が飛躍的に向上します。 

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3. 院内ルール整備と研修で「使い方」の不安を解消 

「この略語は誰にでも通じる？」「どこまで入力すればいい？」といった迷いは、時間のロスと記録の質の低下を招きます。院内で入力ルールや略語を統一し、マニュアルを整備しましょう。また、新人研修や定期的な勉強会で電子カルテの正しい使い方を学ぶ機会を設けることが、スタッフ全体のスキルアップに繋がります。 

未来の看護のために、記録業務のあり方を見直そう 

看護師の電子カルテ代行入力は、厳格なルールの下で運用すれば、業務負担を大幅に軽減できる有効な手段です。しかし、それは一つの選択肢に過ぎません。 

本当の意味での業務改革は、代行入力（人的リソースの活用）と、テンプレートやアプリといったテクノロジーの活用、そして院内ルールの整備といった組織的な取り組みを組み合わせることで実現します。 

これらの戦略を統合的に進めることで、看護師は記録業務のプレッシャーから解放され、本来の専門性を発揮できる「患者と向き合う時間」をより多く確保できます。それは、医療の質を高め、患者満足度を向上させ、そして何より看護師自身がやりがいを持って働き続けられる環境づくりに直結するのです。 

まずはできることから、一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。 

看護師の働き方を変える。メディカルギークからのご提案  

「私たちの病院でも、ITを活用した業務改善は可能だろうか？」 
「まずは何から始めればいいのか、専門家の意見が聞きたい」 

そのようにお考えの病院経営者様、看護部長様へ。 

メディカルギークは、業務改善ソリューションをご提供しています。 
特に、看護師の声から生まれた「scree（スクリー）」は、入院時の情報収集から記録までを今よりも簡単にできるサービスです。 

screeはただのITツールではありません。 

• 病院の現場フローに即した、直感的なデザイン
• 病院ごとの帳票に合わせ、専門家が効率化させた個別カスタマイズ仕様 
• 小児や周産期など、専門領域にも対応可能
• 看護師だけでなく他職種の記録業務も解決できる 

看護師の経験を持つ担当者が貴院の課題を丁寧にヒアリングし、screeの導入がどのように貢献できるか、具体的な活用方法をご提案させていただきます。

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【参考・引用文献】

[1]厚生労働省：電子カルテシステム等の普及状況の推移 
[2]厚生労働省：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第 6.0 版 
[3]厚生労働省：医師事務作業補助体制加算 
[4]日本看護協会：看護記録の開示に関するガイドライン 
[5]総合新川橋病院：2025年度看護職員の負担軽減および処遇改善計画書